Bestellen en orderen

via FloraXchange

Stap 1: Aanbod ophalen

De eerste stap is het ophalen van het aanbod en de informatie die daaraan gekoppeld is. Je kunt aanbod ophalen via onderstaande mogelijkheden. De eerste drie mogelijkheden zijn vraaggestuurde vormen waarbij je als koper het artikel actief uitkiest en gaat volgen. De kweker zorgt voor klantspecifieke beschikbaarheid en op maat gemaakte prijzen.

De weeklijst is een vaste afspraak tussen een koper en een kweker waarbij één prijs en het mogelijk te bestellen aantal per week wordt vastgesteld. Daarbij zijn de weeklijstprijzen geïntegreerd met de termijnlijstprijzen. In de toekomst kunnen kwekers hierdoor alvast vooruit werken, waardoor ze hun prijzen en artikelen ook al kunnen beheren voor de komende periode. Hierdoor ontstaat dan een toekomstige planning met producten en prijzen. Door middel van een koppeling kan deze prijs (met een toegevoegde opslag) rechtstreeks op de webshop of in het systeem van de koper terecht komen. Schematisch gaat het zo in zijn werk:

Door middel van prijsgroepen kunnen kwekers prijzen afgeven voor specifieke koper(s) op basis van de al bestaande aanbodsregels met de daarbij behorende periodes. Dit zorgt ervoor dat die prijzen klantspecifiek worden. Hierdoor hoeven er geen handmatige aanbodsregels meer aangemaakt te worden per koper.

Deze vorm van aanbod is niet geschikt wanneer je een directe koppeling wilt met de website, omdat bij deze aanbodsvorm meestal meerdere prijzen worden gehanteerd. In de meeste gevallen baseert de kweker deze prijzen op basis van de beschikbaarheid of leveringswijze. Bij regulier aanbod mis je dan ook de kracht van het hebben van vaste lijnen met de kwekers. Dit is een gestaffelde prijs.

Als je op zoek bent naar een specifiek artikel is het slim om een aanvraag uit te zetten. Je kunt een aanvraag uitzetten via onderstaande mogelijkheden:

Open aanvraag: Je kunt bij kwekers aangeven waar je naar op zoek bent, maar ook voor welke periode je het artikel nodig hebt. Zodra je de aanvraag uit hebt gezet komt hij bij de kweker terecht. Zodra de kweker heeft gereageerd ontvang je een lijst met artikelen zodat je zelf kunt kiezen welke artikelen je nodig hebt.

Gesloten aanvraag: Bij dit type aanvraag weet je precies welk artikel je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt en in welke afname. Ook kun je hier de gewenste prijs invullen. Deze aanvraag komt bij kwekers terecht en zij kunnen hierop reageren met een bevestiging of een eventuele wijziging.

Op een aanvraag kunnen dus Aanvraagreacties komen. Wanneer deze door jou gekozen wordt zal de betreffende prijs vastgelegd worden in FloraXchange zodat deze gekoppeld kan worden aan jouw inkoopsysteem en gebruikt kan worden voor jouw webshop of offertes.

In de catalogus kun je artikelen indelen in marktgroepen. Deze marktgroepen kun je zelf aanmaken. Per artikel kun je aangeven of deze wel of niet in één van je marktgroepen terecht moet komen. Sinds kort is het echter ook mogelijk om een aparte koppeling te maken met marktgroepen. Dit betekent dat je marktgroepen apart op kunt halen d.m.v. een VMP of API. Het voordeel hiervan is dat je:

  • Artikelen in kunt delen op klantniveau zodat je op jouw webshop klantspecifiek aanbod kunt tonen
  • Aanbod van de marktgroep direct naar een bepaalde verkooplijst kunt sturen in je eigen systeem 
  • Er geselecteerde aanbod, via jou, direct besteld kan worden bij de kweker
  • Marktgroepen kunt gebruiken voor de eindklantmodule
  • Nog veel meer toepassingen

Wil je weten hoe je marktgroepen kunt aanmaken? Bekijk dan dit filmpje waarin Ruud jou uitlegt hoe je je artikelen kunt indelen in marktgroepen. 

Stap 2: Bestellen

Wanneer er aanbod is gekozen en er wordt besteld, zijn er door middel van koppelingen verschillende zaken mogelijk zoals:

Bij de levertijden zijn een aantal opties mogelijk die zowel los van elkaar of juist gecombineerd gebruikt kunnen worden. Afhankelijk van hoe snel de bestelling binnen moet zijn:

Mogelijkheid Wat het inhoudt
Koper specifieke levertijden sets Je kunt per kweker een aparte levertijd afspreken en instellen, zodat het aflevermoment in box beter aansluit.
Leveringsdagen Het is mogelijk om bepaalde dagen “uit te sluiten”.
Levertijden Bestellingen kunnen gegroepeerd binnenkomen.
Zonder specifieke levertijden Vrije ingave waarbij je zelf tijden met de order naar FloraXchange stuurt. (Dit sluit niet altijd aan bij wat de kweker kan en wilt).

 

Voor de kweker is het mogelijk om in FloraXchange klantspecifieke beladingen toe te voegen. Verder kun je uit de beschikbare beladingen één of meerdere keuzes maken. Deze beladingen worden met de koppeling meegestuurd.

Het is mogelijk om producten via FloraXchange bij de kweker te laten stickeren. Dit kan veel tijd schelen. Omdat hier wel het een en ander voor ingericht moet worden, maakt nog niet iedereen hier gebruik van. Wil je hier meer over weten? Neem contact op met Ruud via ruud@floraxchange.nl.

Wanneer er nog geen eigen stickerservice aanwezig is, kan FloraXchange een template aanmaken. Deze templates worden dan vervolgens, met het verwerken van de transactie, gevuld met de juiste informatie en bij de transactie beschikbaar gesteld om te downloaden.

Wanneer jullie al een sticker-service gebruiken kan deze gekoppeld worden aan FloraXchange. De stickers worden dan ook, met een eigen ontwerp, meegestuurd met de transactie naar de kweker.

Wanneer de stickers meegestuurd worden, kunnen deze opgehaald worden door de kweker. Dit kan op twee manieren:

  • Downloaden vanaf de transactie in FloraXchange.
  • Een koppeling maken met de software van de kweker, waarbij aan de hand van de florecom die wij naar de kweker sturen, hun pakket bij FloraXchange de stickers ophaalt (via onze sticker-service).

Stap 3: Orderen via FloraXchange

De bestellingen kunnen via VMP, Florecom of via de webshop van FloraXchange plaatsvinden. Wij zetten deze orders door naar de kwekers door middel van Florecom, e-mail en pushmeldingen via de telefoon.

Stap 4: Bestel (tegen) berichten

Bij het afhandelen van bestellingen zijn er verschillende wensen waar verschillende berichten voor nodig zijn die je na een geplaatste order kunt ontvangen. Deze zijn hieronder opgesomd:

Vanuit FloraXchange kunnen Order Response Berichten worden doorgestuurd naar de koper-systemen. Het maakt daarbij niet uit hoe de kweker zijn bestelling accordeert.

Net als de order response berichten kunnen ook de EKT/CLOCKT berichten worden doorgezet naar de kopers-systemen als er op FloraXchange zelf besteld wordt. Dit zorgt voor een inkooporder in jouw systeem.

Wanneer er op rekening besteld wordt en de opbouw van de kar wordt door de kweker op FloraXchange gedaan, kan er een karbrief (SSCC-Label) gedownload worden die meegezonden kan worden. Door het DESADV bericht naar jou als koper te sturen zorgt FloraXchange ervoor dat de kar bij binnenkomst gekoppeld kan worden aan dit bericht.

De VMP-koppelingen die met FloraXchange mogelijk zijn kunnen veel tijd schelen. Binnen deze VMP-koppelingen zijn er echter nog een aantal mogelijkheden waar nog niet iedereen gebruik van maakt.

Mogelijkheid Wat het inhoud
Bestelstatus Het is mogelijk om via een aparte webservicekoppeling de actuele status van de bestelling op te halen vanuit FloraXchange.
Max. tijd voor annulering Je kunt een maximale tijd instellen voor wanneer een bestelling geannuleerd mag worden. Deze tijd kun je met ons afstemmen.
Uitgestelde florecom orders Bij vooruit bestellen kunnen de door ons te versturen florecom bestellingen naar de kwekers vastgehouden worden tot uiterste besteltijd. Hierdoor raakt de kwekerssoftware niet in de war om de order direct af te sturen en kunnen annuleringen voor het verzenden van de florecom plaatsvinden.

 

Ook bieden wij een API aan namelijk  de Jason Restful API. Hiermee kunnen wij met een nieuwe techniek gegevens van FloraXchange doorzetten naar jouw systeem. Hierbij zijn meer functies mogelijk dan dat de standaarden van de floricode toelaten. Ook heb je hiermee zelf de regie welke data je op welk moment nodig hebt.

Wij doen geen directe zaken met eindklanten. Een eindklant hoort op FloraXchange altijd gekoppeld te zijn aan een exporteur of dienstverlener. Voor iedereen is het reguliere aanbod op de website te bekijken. Hiervoor hoeft de bezoeker niet in te loggen, echter worden er geen prijzen getoond.

Pas zodra jij als koper een account aanmaakt voor een eindklant kan hij het aanbod benaderen met inzage van prijzen. De eindklant krijgt alleen het deel van het aanbod te zien wat door jou is uitgekozen inclusief klantspecifieke prijzen. Deze prijzen kunnen met marges en kar toeslagen worden opgehoogd.

Wil je meer weten over de eindklantmodule? Ruud legt in dit filmpje uit hoe het werkt!

De meeste exporteurs bepalen welke producten wel en niet geschikt zijn voor een eindklant. Deze selectie wordt gebaseerd op basis van kwaliteit, kweker, seizoen, etc. Van veel kopers krijgen we daarom te horen dat ze slechts een kleine selectie van artikelen naar een eindklant willen sturen. Meestal gebeurt dit door de artikelen uit te kiezen en in een offerte te plaatsen en deze via de mail naar een klant te sturen, maar dit kan eenvoudiger met behulp van de bestellijst.

Daarbij kun je een offerte omzetten naar een bestellijst die online door de klant is te bekijken en op te bestellen.

In een notendop: Met de bestellijst maakt de koper een subselectie van artikelen, voert de bijbehorende prijzen in en toont deze in de eindklantomgeving aan de eindklant. De eindklant kan vervolgens de aantallen ingeven waarna de exporteur de bestelling ontvangt.

Wil jij weten hoe je zelf aan de slag kunt gaan met de bestellijsten? Ruud legt het je in dit filmpje uit. 

Vragen?

Heb je vragen of wil je meer weten over bestellen en orderen door FloraXchange? Neem contact op met Jan van der Lans of Ruud Schuurman via 0174-725490.